Dalla verifica dell’identità al rilascio della firma elettronica qualificata, ogni passaggio deve essere fluido, sicuro e conforme al regolamento eIDAS. Adottare soluzioni integrate consente alle organizzazioni di semplificare l’onboarding dei clienti, ridurre i tempi operativi e garantire la piena validità legale dei documenti digitali, senza rimbalzi tra sistemi frammentati o processi manuali. Vediamo come, nella pratica, migliorare l’efficienza di questi processi in tre aree: customer journey, gestione documentale e governance efficace.
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Identità digitale e customer journey, i vantaggi
La gestione ottimizzata dell’identità digitale ha un impatto positivo sui processi di onboarding e in generale sull’accesso ai servizi pubblici e privati, perché rende più semplice l’identificazione dell’utente. Tuttavia, per apprezzarne i benefici appieno, bisogna tenere conto dei diversi livelli di familiarità col digitale da parte di clienti e stakeholder, oltre che delle reali necessità nel contesto di processi specifici. Come spiega Marco Broggio, Chief solutions officer di Intesa, “per percepire i vantaggi di una corretta gestione dell’identità digitale bisogna mappare i vari casi d’uso, capire perché si deve identificare un utente, qual è il target di riferimento, l’età anagrafica e quanto un utente si trova a proprio agio con gli strumenti digitali”.
La tecnologia offre soluzioni diverse a seconda del caso: “Ci sono modalità come il riconoscimento autonomo con l’uso dell’AI per verificare il documento di identità, oppure si richiede di compiere azioni in video, fino ad arrivare alla metodologia più usata cioè la verifica dell’identità con SPID o CIE – precisa Broggio -. Una modalità amata anche dagli utenti, in quanto non si devono ogni volta dare tutte le proprie informazioni, ma solo usare le proprie credenziali in modo rapidissimo, facile e sicuro”.
Il regolamento europeo eIDAS 2.0 e i relativi implementing acts in fase di pubblicazione conducono a un ulteriore scenario comunitario sull’identità digitale, quello legato all’Eudi wallet che avrà un impatto anche a livello di mercato europeo. Per Broggio “il futuro dell’identità digitale è rappresentato da uno strumento che sarà a disposizione di tutti e che conterrà l’identità digitale delle persone, i documenti e le varie credenziali oltre a certificazioni personali, insomma tutto ciò che contribuisce a comporre l’identità di una persona”.
Perché integrare identità digitale, gestione documentale e firma
Al di là delle attività di onboarding, l’accertamento dell’identità digitale ha un impatto positivo anche sui processi di gestione documentale. È stretto il legame con la firma digitale, perché per emettere un certificato qualificato e attribuire quindi una firma digitale “bisogna avere la certezza dell’identità della persona”, sottolinea Broggio.
Nella gestione documentale, il processo di firma e la verifica dell’identità integrate possono rendere più snello il flusso di lavoro: “In primis è importante costruire processi in modo più semplice possibile, per permettere a un utente di identificarsi con facilità. L’integrazione, dunque, tra attività documentale e identità digitale è utile e semplifica il workflow, rendendo più facile il processo volto a compilare e sottoscrivere i documenti, per poi inviare copie di cortesia e immetterli nei sistemi di conservazione o in archiviazione – racconta Broggio -. Tutto dura pochi minuti, è automatico e si riducono fortemente i tempi di gestione da parte delle aziende e dell’utente che in pochi click si trova a poter fare ogni azione”. Oltretutto, l’attività viene gestita in un unico ambiente, valorizzando così la sicurezza.
Identità digitale, come garantire sicurezza e compliance
Questo appena citato è un aspetto prioritario parlando di identità digitale: “La sicurezza deve essere garantita sempre e al contempo il processo deve essere fruibile e semplice per l’utente. Dunque, le misure di sicurezza non devono rendere i passaggi più complessi. Nel caso dell’identità digitale, la semplificazione è possibile”, racconta Broggio. Grazie alle nuove tecnologie come l’intelligenza artificiale è possibile attuare un monitoraggio e verifiche puntuali dietro le quinte, mantenendo la semplicità del processo e dunque rendendo più facile per l’utente firmare un documento o svolgere l’onboarding per un servizio.
Bisogna prestare attenzione anche alla data protection: “Il rispetto del Gdpr impone di minimizzare le informazioni richieste e non chiedere nulla di aggiuntivo rispetto a quanto serve realmente, rispettando poi le norme sulla data retention e l’accesso ai dati da parte degli interessati”, aggiunge Broggio.
L’esempio: le soluzioni Intesa per l’identità digitale
L’importante, a livello di processo, come anticipato inizialmente, è garantire la massima flessibilità per disegnare la modalità di accertamento dell’identità digitale sulle esigenze dell’utente e del settore in cui si opera. Ad esempio, la piattaforma Intesa ID “abilita l’identificazione digitale nella maniera più adeguata in base al caso d’uso, fornendo diverse modalità come il video riconoscimento con operatore umano, l’auto riconoscimento con l’AI e ancora l’utilizzo di strumenti come SPID e CIE. Insomma – racconta Broggio -, è stata realizzata in modo da essere user friendly e andare il più possibile incontro agli utenti con cui si interagisce. Per rendere il flusso ancora più snello ed efficiente, inoltre, i nostri clienti possono contare anche sull’integrazione con la piattaforma di firma Intesa Sign, che semplifica e velocizza i processi documentali”.
Un ulteriore elemento per il controllo di un flusso end-to-end è rappresentato dal collegamento con le soluzioni Intesa CMS, per la gestione integrale del ciclo di vita dei certificati digitali qualificati e dei sigilli elettronici, e con Intesa Hive, la piattaforma avanzata per una gestione documentale efficiente. La piattaforma Intesa ID guarda al futuro e, soprattutto, al quadro europeo: “Abbiamo già sviluppato il connettore per l’integrazione con l’IT wallet e per garantire l’interoperabilità, quindi siamo abilitati agli scenari futuri quando sarà pronto l’ecosistema relativo all’Eudi wallet – anticipa Broggio -. Sul tema del resto garantiamo l’aggiornamento costante, perché partecipiamo direttamente alla discussione sugli Implementing acts di eIDAS 2”.
La caratteristica della flessibilità si associa alla compliance a tutte le normative di settore, all’attenzione per cybersecurity e data protection e al fatto che la tecnologia è proprietaria: “Gestiamo noi direttamente tutte le componenti della piattaforma e possiamo quindi realizzare soluzioni sartoriali sulle esigenze dei clienti”, conclude Broggio.
Articolo realizzato in partnership con Intesa
