Il crescente bisogno di efficienza e precisione nelle operazioni commerciali internazionali spinge le aziende a esplorare nuove frontiere tecnologiche per la gestione dei documenti doganali, attuando una vera e propria dogana digitale. L’entrata in vigore il 9 giugno 2022 delle nuove normative dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, insieme alle riforme introdotte nel 2024, ha imposto alle imprese una tracciabilità più accurata delle operazioni di importazione ed esportazione.
La nuova normativa ADM, parte del progetto europeo Automazione Integrata Dogana Accise (Aida 2.0), ha introdotto dal 2 dicembre 2024 l’obbligo della dichiarazione doganale elettronica anche per l’export e il transito, completando il processo di digitalizzazione già avviato per l’importazione. Questo cambiamento normativo richiede un preciso allineamento tra le informazioni doganali e fiscali, inducendo le aziende a considerare soluzioni innovative per mantenere la conformità.
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RPA e dogana digitale: potenzialità in crescita
La Robotic Process Automation (RPA) emerge come una delle tecnologie più promettenti per affrontare queste sfide, automatizzando processi complessi e riducendo al minimo gli errori umani. Secondo una recente ricerca dell’Osservatorio Intelligent Business Process Automation del Politecnico di Milano, il 40% delle grandi aziende italiane utilizza sistemi di Robotic Process Automation (RPA), posizionando l’Italia al terzo posto in Europa per adozione della tecnologia. Tuttavia, solo il 23% delle aziende ha integrato l’intelligenza artificiale nei propri processi di automazione, evidenziando un potenziale ancora da sfruttare, soprattutto in uno scenario in cui la necessità di ottimizzare l’efficienza operativa e ridurre i costi è particolarmente sentita.
Ma come si applica questa nuova frontiera tecnologica al campo della dogana digitale? Attraverso l’integrazione di sistemi documentali avanzati e l’uso di formati XML per le Bolle Doganali, l’RPA offre una soluzione che non solo garantisce la conformità, ma migliora anche l’efficienza operativa e riduce i tempi di sdoganamento. L’automazione in questo ambito è infatti il fulcro dell’innovazione, consentendo alle aziende di affrontare le sfide normative con maggiore efficienza. Dal 2022, l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli ha reso possibile il download automatico di tre documenti essenziali per le operazioni doganali. Con l’introduzione della normativa Aida 2.0, il processo si è ulteriormente evoluto, includendo la digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti di export, con l’obbligo della dichiarazione elettronica per l’export e il transito dal 2 dicembre 2024. In questo quadro, Top Consult ha sviluppato una soluzione avanzata, “Cassetto Doganale”, che utilizza un motore automatizzato per il recupero e l’archiviazione sicura dei documenti doganali sia per import che per export.
Questo strumento, utilizzando apposite credenziali, si connette al sistema doganale per effettuare il download massivo dei documenti, semplificando e velocizzando il processo di gestione documentale delle aziende.
“Parliamo di un processo automatizzato che rappresenta un significativo passo avanti rispetto alla gestione manuale”, spiega Matteo Zaffagnini, responsabile commerciale di Top Consult. Il sistema scarica automaticamente i documenti e li archivia sulla piattaforma documentale TopMedia Social NED, eliminando la necessità di operazioni manuali quotidiane. Inoltre, permette l’estrazione automatica dei dati per l’integrazione con i sistemi gestionali aziendali.
I vantaggi operativi
La soluzione RPA “Cassetto Doganale” di Top Consult offre vantaggi operativi importanti: la semplificazione e l’accelerazione del processo di sdoganamento delle merci che consente, sempre nel pieno rispetto delle normative vigenti, ha un alto potenziale competitivo. Questa tecnologia consente infatti il recupero automatico dei documenti doganali dal portale dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM), sia per importazioni che per esportazioni, garantendo una tracciabilità accurata e in linea con la normativa europea. Questo consente una diminuzione dei tempi per il completamento delle operazioni doganali: una funzionalità che implica anche la sensibile, se non totale, riduzione del rischio di errori umani.
Il nodo conformità: come garantire il rispetto delle norme
Una delle maggiori preoccupazioni delle aziende riguarda la conformità alle normative doganali e fiscali in continua evoluzione. E anche in questo caso l’RPA viene incontro: la soluzione Top Consult, ad esempio, assicura piena compliance normativa, adattandosi alle più recenti disposizioni legali e assicurando che i documenti doganali siano conformi alle richieste delle autorità. “Le nostre soluzioni sono progettate per garantire sempre la massima conformità e sicurezza – afferma Zaffagnini -. In che modo? Affidiamo le operazioni del Cassetto Doganale a persone appositamente delegate, utilizzando credenziali sicure, e assicuriamo che tutti i dati siano protetti attraverso crittografia avanzata”.
Conservazione digitale a norma
Top Consult offre inoltre un servizio di conservazione digitale dei documenti doganali: parliamo di documenti fiscalmente rilevanti, dobbiamo garantire quindi tracciabilità, rispetto della normativa fiscale e opponibilità ai terzi. “Possiamo ergerci a responsabili del servizio di conservazione, facendolo per conto delle aziende in outsourcing – aggiunge Zaffagnini -. Questo significa che gestiamo la conservazione dei documenti secondo le norme vigenti, offrendo alle aziende la tranquillità di essere conformi senza doversi occupare direttamente di questi aspetti”.
L’importanza di un partner tecnologico e consulenziale
Il valore del supporto consulenziale è decisivo nell’implementazione dell’RPA e, più in generale, di soluzioni integrate che mirano ad efficientare processi complessi: “È importante avere un partner che sappia proporre soluzioni mirate per automatizzare e risolvere operazioni manuali”, sostiene Zaffagnini. Questo non si limita al semplice download dei documenti: “Top Consult – precisa – offre ad esempio una soluzione-pacchetto che comprende la cattura dei dati e la loro conservazione, fornendo un servizio completo e integrato”.
La dogana digitale potenziata dalla Robotic Process Automation (RPA) è la chiave per le aziende che affrontano la crescente complessità delle normative internazionali. Tuttavia, l’adozione di soluzioni avanzate non basta: è il supporto di professionisti qualificati, capaci di mettere in campo soluzioni ad hoc, a consentire alle aziende di affrontare con successo queste sfide. “Top Consult – precisa Zaffagnini – offre una soluzione completa che include il recupero e l’archiviazione automatica dei documenti, l’estrazione dei dati e la conservazione a norma di legge, fornendo quindi un servizio integrato che semplifica e automatizza il processo doganale gestito fino ad oggi in modalità totalmente manuale”. Questo approccio non solo facilita l’adozione di innovazioni nella dogana digitale, ma assicura anche una maggiore efficienza operativa e conformità normativa, rendendo le aziende più resilienti e preparate per il futuro.
Articolo realizzato in partnership con Top Consult
